Il Sopralluogo

Ogni sopralluoghista ha la propria tecnica di sopralluogo. Mio padre, per esempio, poteva entrare in una stanza e quantificare immediatamente il suo volume. La sua tecnica è molto veloce, ma a mio parere non sempre precisa. Preferisce concentrarsi sugli oggetti “delicati” della stanza (come ad esempio i mobili antichi, dipinti, lampadari, marmi ecc.) per poi affrontare le domande del cliente.

Io, d’altro canto, ho un approccio molto metodico per i miei sopralluoghi, e non cambio mai metodo. Mentre controllo la casa col cliente che m’indica gli oggetti da spedire, cerco di immaginarli lì già presenti, impacchettati in scatole o nella pellicola; gli oggetti più grandi invece cerco di pensarli smontati e poi imballati. Poi prendo nota delle dimensioni delle scatole, o degli oggetti. Per esempio, trovo una poltrona; mi segno quanti metri cubi (m3) occupa; vedo dei libri su uno scaffale e mi segno quante scatole da x m3 occuperebbero. Seguo questo ragionamento iniziando da uno degli angoli della stanza, partendo da lì per poi spaziare, fino ad arrivare al centro. Inizialmente i tempi per il sopralluogo possono sembrare lenti, ma le cose si velocizzano non appena io e il cliente iniziamo ad entrare nel “ritmo”.

Una volta completata il sopralluogo torno in ufficio ed in giornata, o il giorno dopo, a seconda di cosa ho da fare, trasferirò ciò che mi sono segnato su carta in un foglio excel pre-formattato (che ho fatto io). Si tratta in pratica di un inventario (un archivio delle quantità) di tutte le scatole e degli oggetti che mi sono segnato durante la rilevazione.

I vantaggi e gli svantaggi della mia tecnica sono diversi. Uno dei primi è la possibilità di ottenere una lettura molto accurata del contenuto e del volume della spedizione. Uno svantaggio è che, per quanto mi trovi col cliente in casa sua, non posso comunque dargli una lettura accurata del volume della spedizione. Posso però fornire una stima di questo volume, che poi utilizzo per rendermi conto di quanti giorni, in media, sono necessari per il servizio originale. [In questo caso il cliente dovrà essere un po’ più paziente, in quanto dovrà attendere tra 1 e 2 giorni per ricevere il report del sopralluogo, che gli mando via email.]

Il report non conterrà alcun dato numerico. Si tratta di una descrizione del servizio di origine contenente le seguenti informazioni richieste per il cliente: volume della spedizione, descrizione degli elementi, numero di pacchi necessari, orari e date di spedizione, descrizione degli accessi, ecc. Il rapporto del sopralluogo è il punto di partenza del processo di trasloco, pertanto deve essere il più accurato possibile.

I traslochi hanno tanti elementi, variabili e umani, coinvolti nel processo. Di conseguenza, può sorgere un certo livello d’incertezza a causa di fattori che vanno aldilà del controllo della persona. Al fine di minimizzare queste inefficienze, il modo migliore è ovviamente avere una grande squadra; un buon rapporto con fornitori, con chi mette a disposizione i container, con i trasportatori di merci, ecc. ma soprattutto, il trucco per un trasloco perfetto è un report accurato. Ho dedicato e continuo a dedicare molto tempo allo sviluppo e al perfezionamento di questi rapporti.

Un altro vantaggio del mio report di sopralluogo è che rende i prezzi i più precisi possibili. La relazione separa gli articoli per camera e li divide ulteriormente in due categorie di contenuti e mobili, creando quindi un volume per i contenuti e un volume per i mobili. È importante distinguere tra i due perché richiedono diverse quantità di tempo per imballarli e disimballarli. Il mobile è molto più veloce da imballare e riaprire. Ad esempio, un divano a 3 posti è tra circa 1,4 e 1,6 m3 e possono volerci 20 minuti per imballarlo, se a farlo sono due persone. Lo stesso volume di oggetti contenuti nella cucina può costare a 1 persona tra ¾ di un giorno e un giorno completo per imballarli. Lo scopo di conoscere il rapporto tra mobili e contenuti è fondamentale per determinare il numero di “man days” (numero di uomini per giorno di imballaggio e numero totale di giorni necessari per confezionare e caricare) necessari per imballare, caricare e consegnare la spedizione. Conoscere il rapporto è importante perché ci sono sempre alcuni dettagli che potrebbero rallentare il processo di imballaggio. Ad esempio un guardaroba che, date le sue grandi dimensioni, deve essere smontato e riassemblato. È importante dire una cosa sul report di sopralluogo.

Ho alcuni colleghi che non si fanno problemi a usare tablet e programmi già pronti nei controlli. A quanto pare possono velocizzare le cose e ridurre i tempi necessari a creare un report di sopralluogo. Un potenziale vantaggio economico. Tuttavia, anche se ci sono vantaggi nell’uso di queste nuove forme di generazione di report, ritengo che siano un po’ inesatte in quanto gli elementi sono elencati genericamente. Ad esempio, una “sedia” elencata nel programma avrà sempre lo stesso volume. Chiunque osserva la ‘sedia’ può vedere che avrà un volume completamente diverso da un’altra ‘sedia’ in una posizione completamente diversa. Il mio taccuino durante un sondaggio mi permette di segnarmi oggetti simili che hanno diversi volumi.

Una volta completata il sopralluogo, informo i miei clienti che gli sarà inviata via e-mail entro le successive 24 ore lavorative. A seguito di ciò, e solo una volta che il sopralluogo è stato inviato; una citazione verrà inviata al cliente entro 48 ore. Il preventivo è un contratto preliminare di potenziale trasloco. Se avessimo il piacere di ricevere risposta dal cliente, il report di sopralluogo sarà un documento importante durante il trasloco.

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